Przekształcenie działalności w spółkę trwa zazwyczaj około trzy-cztery miesiące. W ramach tej procedury występuje kilku aktorów. Głównym jest oczywiście przedsiębiorca, który chce się przekształcić. Ważną role odgrywać powinien jednak także zespół doradców: prawnik specjalizujący się w spółkach, doradca podatkowy i księgowy. Bez ich wsparcia przekształcenie może trwać dłużej, kosztować więcej i generować wiele problemów, które mogą być trudne do rozwiązania. Przekształcenie przedsiębiorcy w spółkę nie można także przeprowadzić bez biegłego rewidenta, notariusza i w końcu sądu rejestrowego, który jest gospodarzem postępowania rejestrowego.
W tym wpisie przedstawiamy w jaki sposób podchodzimy do przekształcenia przedsiębiorcy prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą
W jaką spółkę można przekształcić jednoosobową działalność gospodarczą?
Przedsiębiorca może przekształcić się wyłącznie w jednoosobową spółkę kapitałową. Oznacza to, że osoba prowadząca działalność gospodarczą może przekształcić się w:
- Spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością,
- Spółkę akcyjną,
- Prostą spółkę akcyjną.
Spółki osobowe są zamknięte dla jednoosobowego przedsiębiorcy. Wynika to właśnie z faktu, że przedsiębiorca jest sam – a spółki osobowe jednoosobowe być nie mogą.
Żeby przekształcić działalność gospodarczą w spółkę osobową należy pierw przekształcić się w spółkę kapitałową, dodać na tym etapie co najmniej jednego wspólnika i dalej przekształcić się w spółkę osobową. Można też zawiązać spółkę cywilną pomiędzy przedsiębiorcami i przekształcić taką spółkę cywilną w wybraną już spółkę prawa handlowego. W tym przypadku nie ma możliwości przekształcenia w spółkę jawną, ale wszystkie inne spółki są dostępne. Opcja ta jest szybsza i prostsza niż dwa postępowania przekształceniowe.
Etapy przekształcenia przedsiębiorcy w spółkę. Przekształcenie krok po kroku.
Na przykładzie postępowań w zakresie przekształcenia przedsiębiorcy w spółkę, wypracowaliśmy efektywny plan działania, przez który przechodzimy wspólnie z klientem, który chce się przekształcić.
1. Konsultacja prawna i podatkowa w zakresie przekształcenia w spółkę
Podczas tego etapu konsultujemy z klientem jego sytuację, ustalamy powody dla których chce się on przekształcić oraz zastanawiamy się w jaki najbardziej efektywny sposób doprowadzić do uzyskania pożądanych efektów. Czasem zdarza się, że namawiamy do odstąpienia od pomysłu przekształcenia podsuwając inne rozwiązania prawne, które są prostsze i tańsze, a które w równie dobry sposób zapewniają zamierzony skutek. Wyjaśniamy wówczas z przedsiębiorcą także wszelkie jego wątpliwości. Często do rozmowy angażujemy też księgowość, która obsługuje danego przedsiębiorcę. Ustalamy także dalsze czynności, które trzeba zweryfikować lub sprawdzić przed rozpoczęciem przekształcenia, próbując już na samym początku zidentyfikować zagrożenia płynące z przekształcenia.
2. Weryfikacja umów i zobowiązań przedsiębiorcy, które mogą ograniczać przekształcenie w spółkę
Drugim krokiem jest weryfikacja czy i jakie ograniczenia dla przekształcenia występują, a jeśli je zidentyfikujemy – ustalenie w jaki sposób można je ominąć.
Po pierwsze takie ograniczenia mogą wynikać z różnego rodzaju umów w które są zaangażowane środki publiczne. Mowa zatem o umowach związanych z udziałem w projektach unijnych, grantach, umowy na dofinansowanie, dotacje i wszelkie inne umowy zapewniające wsparcie z pieniędzy unijnych lub publicznych. Umowy te często kierowane są do określonej grupy przedsiębiorców, spełniających konkretne wymogi formalnoprawne. Określają one często tzw. okres trwałości projektów podczas których beneficjent powinien zachować swój status, zarówno osobowy jak i formalnoprawny. W związku z tym w takich umowach mogą i najczęściej znajdują się zapisy, które uzależniają zmianę „statusu przedsiębiorcy” będącego beneficjentem środków publicznych od wcześniejszej zgody instytucji zarządzającej. Zapisy te określają zobowiązanie do uzyskania zgody Instytucji Zarządzającej na zmianę statusu Beneficjenta, pod rygorem prawa Instytucji Zarządzającej do rozwiązania umowy i powstania obowiązku zwrotu przez Beneficjenta kwoty dofinansowania. Takich sytuacji za wszelką cenę trzeba uniknąć, bo ich skutki finansowe dla przedsiębiorcy planującego się przekształcić mogą być tragiczne.
Po drugie ograniczenia na przekształcenie mogą występować w umowach na leasingi, umowach faktoringowych czy umowach na produkty bankowe, takie jak różnego rodzaju kredyty i pożyczki. Banki czasem chcą zachować kontrolę nad statusem prawnym przedsiębiorcy, chociaż zazwyczaj nie ma problemu z jego zmianą jeśli jest przeprowadzana w sposób przemyślany i profesjonalny.
Po trzecie ograniczenia przekształcenia mogą wynikać ze specyficznej sytuacji branżowej – szczególnie jeśli przedsiębiorca wykonuje działalność podporządkowaną w pewien sposób pod innego przedsiębiorcę. Mowa tutaj o różnego rodzaju agentach, franczyzobiorcach i innych tego typu sytuacjach.
3. Ustalenie projektu aktu założycielskiego dostosowanego pod wymogi przekształcającego się przedsiębiorcy
W kolejnym kroku, mając informacje zdobyte wcześniej, przygotowujemy dla naszego klienta projekt aktu założycielskiego, czyli umowę spółki w którą przekształcamy przedsiębiorcę. Umowy spółek mają duży potencjał do dostosowania pod indywidualne wymagania. Mowa tutaj od tak prostych i oczywistych spraw jak przedmiot działalności, czy kompetencje zarządu, do mechanizmów prawnych, które są już bardziej skomplikowane: kompetencje zgromadzenia wspólników, warunki podnoszenia kapitału zakładowego, dopłaty i ich zwrot, dziedziczenie udziałów, ograniczenia w zbywaniu udziałów, prawo pierwokupu, zakazy konkurencji, osobiste obowiązki związane z udziałami i inne tego typu zapisy. Dużo zależy od planów na spółkę i jej rozwój. Na tym etapie przygotowujemy bowiem podwaliny pod wejście nowego wspólnika, zwiększenie skali działalności, optymalizacje podatkowe, czy po prostu dziedziczenie firmy. W zależności od powodów przekształcenia stawiamy nacisk na różne aspekty prawa spółek handlowych.
4. Nawiązanie kontaktu z notariuszem i biegłym rewidentem
Na tym etapie szukamy osób, których udział jest konieczny w procesie przekształcenia jednoosobowej działalności gospodarczej w spółce. Mowa o notariuszu, który będzie odpowiedzialny za przygotowanie aktów notarialnych, ale także o biegłym rewidencie, który będzie badał plan przekształcenia wraz z załącznikami na zlecenie sądu rejestrowego. Mając „zaklepane” ich usługi z jednej strony będziemy znali koszty przekształcenia ale także możemy planować dalsze czynności. Bywają bowiem okresy, kiedy notariusze nie mają wolnych terminów, a biegli rewidenci mocy przerobowych na dodatkowe zlecenia. Staramy się korzystać z usług osób, które sprawdziły się przy wcześniejszych współpracach.
Tak szybkie włączenie tych osób w proces przekształcenia powoduje duże oszczędności czasu. Biegły rewident zaznajomiony w sytuację przekształcanego przedsiębiorcy nie będzie bowiem potrzebował aż tyle czasu na przygotowanie swojej opinii. Spowoduje to zdecydowane przyspieszenie procedury.
5. Przygotowanie planu przekształcenia przedsiębiorcy w spółkę wraz z załącznikami
Plan przekształcenia to podstawowy dokument związany z przekształceniem. W przypadku przekształcenia JDG w spółkę plan przekształcenia powinien zostać sporządzony w formie aktu notarialnego. Plan powinien zawierać co najmniej ustaloną wartość bilansową majątku przekształcanego przedsiębiorcy na określony dzień w miesiącu poprzedzającym sporządzenie planu przekształcenia przedsiębiorcy. Musimy zatem zaangażować w pracę księgowość, która określi nam wartość bilansową majątku i zdążyć u notariusza sporządzić plan przekształcenia.
Do planu przekształcenia załączamy następujące dokumenty: projekt oświadczenia o przekształceniu, projekt aktu założycielskiego, wycenę składników majątku przedsiębiorcy przekształcanego, sprawozdanie finansowe.
Plan przekształcenia jednoosobowego przedsiębiorcy w spółkę zazwyczaj nie budzi jakichkolwiek problemów. To swoiste potwierdzenie gotowości do przekształcenia i warunków tego przekształcenia. Trzeba w tym wypadku jedynie pilnować formalności oraz terminów.
6. Złożenie wniosku do sadu rejestrowego o wyznaczenie biegłego rewidenta do badania planu przekształcenia
W kolejnym kroku po raz pierwszy angażujemy sąd rejestrowy. Musi on bowiem wyznaczyć biegłego rewidenta, który zbadana plan przekształcenia i następnie przygotuje o nim opinię.
O wyznaczenie biegłego rewidenta można zawnioskować do sądu rejestrowego KRS wyłącznie przez Portal Rejestrów Sądowych. Wniosek taki podlega opłacie w wysokości 300 złotych.
Jeśli jesteśmy posłowie z zaangażowanym biegłym rewidentem we wniosku koniecznie trzeba wskazać, żeby sąd powołał właśnie zaangażowanego w proces przekształcenia biegłego rewidenta. Takie działanie pozwala z jednej strony poznać koszty (biegły rewident wskazany przez sąd będzie samodzielnie określał wynagrodzenia).
Sąd rejestrowy określa bowiem wynagrodzenie za pracę biegłego rewidenta i zatwierdza rachunki jego wydatków. Jeżeli przedsiębiorca przekształcany dobrowolnie tych należności nie uiści w terminie dwóch tygodni, sąd rejestrowy ściągnie je w trybie przewidzianym dla egzekucji opłat sądowych.
Z drugiej strony korzystanie z usług wybranego biegłego rewidenta znacznie usprawni i przyspieszy proces przekształcenia. Warto pamiętać, że biegłych rewidentów jest niewielu na rynku i są oni obłożeni bieżącymi obowiązkami. Możemy zatem na opinię biegłego rewidenta wyznaczonego samowolnie przez sąd czekać nawet kilka miesięcy.
Efekt jest zatem każdorazowo pozytywny: będzie taniej i szybciej. Sąd nie jest co prawda związany naszym wnioskiem co do osoby biegłego rewidenta, jednak najczęściej przychyla się do niego. Ponadto warto podkreślić, że biegły rewident nie musi być z obszaru działania danego sądu. Regularnie udaje nam się przekonać sąd o powołaniu np. poznańskiego biegłego rewidenta do przekształcenia spółki będącej w rejonie sądu z Warszawy.
Warto podkreślić, że współpracujemy z biegłym rewidentem Anną Paryzek, która ma duże doświadczenia w badaniu przekształceń. Staramy się zatem angażować ją w przekształcenia, które obsługujemy. Nie ma jednak jakichkolwiek przeszkód, żebyśmy współpracowali z innym biegłym rewidentem.
7. Badanie planu przekształcenia przedsiębiorcy w spółkę przez biegłego rewidenta
Po wyznaczeniu przez sad biegłego rewidenta pozostaje czekać na opinię. Sąd zazwyczaj w postanowieniu o wyznaczeniu biegłego rewidenta wskaże termin na sporządzenie takiej opinii. Najczęściej wynosi on miesiąc lub dwa miesiące. Termin ten nie jest jednak właściwie wiążący.
Biegły na tym etapie bada plan przekształcenia w zakresie poprawności i rzetelności. Powinien on określić w swojej opinii czy plan przekształcenia zawiera wszystkie elementy i załączniki wymagane w ksh, czy plan przekształcenia został sporządzony prawidłowo i rzetelnie, czy sprawozdanie finansowe sporządzone dla celów przekształcenia jest we wszystkich aspektach prawidłowe i rzetelne i w końcu czy wartość bilansowa aktywów netto została ustalona prawidłowo.
Biegły rewident powinien ściśle współpracować z księgowością przedsiębiorcy, który chce się przekształcić w spółkę. Będzie on bowiem wymagał wielu dokumentów księgowych i rachunkowych, które pozwolą na wykonanie zadania. Często zatem termin sporządzenia przez biegłego rewidenta opinii w zakresie przekształcenia zależy od sprawności działania księgowości.
Biegły rewident po sporządzeniu swojej opinii następnie przesyła po jednym jej egzemplarzu do Sądu oraz do przedsiębiorcy lub pełnomocnika, który go reprezentuje w procesie przekształcenia, jeśli został powołany.
Jeśli biegły wskaże błędy, trzeba dokonać aktualizacji planu przekształcenia.
8. Złożenie przez przedsiębiorcę oświadczenia o przekształceniu w spółkę
Mając pozytywną opinię o przekształceniu możemy przystąpić do kolejnego kroku, jakim jest złożenie oświadczenia o przekształceniu. Tutaj znów musimy zaangażować notariusza, który nada oświadczeniu o przekształceniu formę aktu notarialnego, wymaganej przez przepisy kodeksu spółek handlowych.
Oświadczenie o przekształceniu musi zawierać co najmniej takie informacje jak:
a) typ spółki, w jaki zostaje przekształcony przedsiębiorca;
b) wysokość kapitału zakładowego albo kapitału akcyjnego;
c) zakres praw przyznanych osobiście przedsiębiorcy przekształcanemu jako wspólnikowi albo akcjonariuszowi spółki przekształconej, jeżeli przyznanie takich praw jest przewidziane;
d) nazwiska i imiona członków zarządu spółki przekształconej.
Wraz z oświadczeniem o przekształceniu przedsiębiorca powinien także ustanowić akt założycielski spółki – czyli podjąć jednoosobową umowę spółki.
Na tym etapie przygotowujemy także wszystkie inne dokumenty, które będą konieczne przy rejestracji nowej spółki. W zależności od tego w jakiego rodzaju spółkę przekształca się przedsiębiorca, zakres tej dokumentacji jest różny. Co ciekawe, nie zawsze wynika on z przepisów prawa, a często z praktyki danego referendarza lub sędziego, do którego trafi wniosek. Warto w tym zakresie skonsultować się z doświadczonymi profesjonalistami.
Warto też pamiętać, że na tym etapie może powstać obowiązek zapłaty podatku od czynności cywilnoprawnych. Chodzi w tym wypadku o umowę spółki, a jego wysokość wynosi 0,5% wartości wkładów do spółki osobowej albo wartości kapitału zakładowego. Pobraniem tego podatku zajmie się notariusz.
9. Wniosek o rejestrację spółki w wyniku przekształcenia przedsiębiorcy
Kolejny, krok to przygotowanie i złożenie wniosku do sądu rejestrowego o zarejestrowanie spółki przekształconej. Wniosek taki składa się za pośrednictwem Portalu Rejestrów Sądowych. W przypadku gdy jest on składany bez reprezentacji adwokata lub radcy prawnego należy pamiętać o obowiązku dosłania oryginałów dokumentów w terminie 3 dni od złożenia wniosku do KRS.
We wniosku o wpis warto pamiętać o zawarcie wniosku o tzw. wpis celowany – czyli wniosku o wpis nowej spółki na konkretnie ustalony dzień. Dzięki temu przedsiębiorca będzie mógł się przygotować do działań organizacyjnych związanych z przekształceniem, których jest nie mało. Bez tego możemy zostać zaskoczeni przekształceniem w terminie nieplanowanym.
Należy pamiętać, że nowa spółka będzie miała nowy NIP i REGON. Nie ma możliwości przeniesienia tych danych z jednoosobowego przedsiębiorcy na spółkę.
Wniosek o rejestracje spółki podlega opłacie w kwocie 600 złotych.
10. Ogłoszenie o przekształceniu przedsiębiorcy w spółkę w MSiG.
Przepisy prawa nakazują także zamieścić w Monitorze Sądowym i Gospodarczym oświadczenie o tym, że doszło do przekształcenia. Ogłoszenie to informuje o tym kto się przekształcić, kiedy i w jaką spółke. To formalność, która będzie kosztowała w zależności od długości informacji dodatkowe 250-400 złotych.
Wniosek o ogłoszenie w MSiG można złożyć pisemnie lub za pośrednictwem portalu internetowego www.pdi.ms.gov.pl
11. Wykreślenie działalności z CEIDG
Pomyśle przekształcenie oznacza, że działalność gospodarcza wykonywana jednoosobowa jest zbędna. W przypadku przekształcenia spółek, sąd z urzędu wykreśla spółkę przekształcaną. W przypadku przekształcenia jednoosobowej działalności gospodarczej w ciągu 7 dni od rejestracji przekształconej spółki w KRS należy złożyć wniosek o wykreślenie działalności gospodarczej z CEIDG.
12. Pozostałe obowiązki wynikające z przekształcenia jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę
Przekształcenie to nie tylko wyzwanie prawne. To także spore wyzwanie organizacyjne. Dlatego warto przygotować się do niego z odpowiednim wyprzedzeniem.
Po pierwsze należy pamiętać o powiadomieniu kontrahentów i instytucji o przekształceniu prowadzonej działalności w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością. Mowa tutaj w szczególności o kluczowych klientach, ale także bankach, instytucjach finansowych itp. To samo dotyczy też pracowników.
Po drugie, jeżeli wcześniej przedsiębiorca ewidencjonował sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej za pomocą kas rejestrujących, to w wyniku przekształcenia powinien nabyć i zarejestrować nowe kasy fiskalne.
Po trzecie spółka przekształcona powinna złożyć do urzędu skarbowego – w ciągu 21 dni od zarejestrowania w KRS – dane uzupełniające na formularzu NIP-8.
Po czwarte, jeżeli prowadząc działalność gospodarczą, przedsiębiorca zarejestrowany był jako czynny podatnik VAT, należy zgłosić informację o zaprzestaniu wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług w urzędzie skarbowym za pomocą formularza VAT-Z.
Po piąte, jeżeli przekształcona spółka chce być czynnym podatnikiem, powinna złożyć w urzędzie skarbowym zgłoszenie rejestracyjne dla celów VAT na formularzu VAT-R.